3 Temmuz 1992 tarihinde, 3837 sayılı Kanun ile kurulan Niğde Üniversitesi’nin eğitim-öğretim vermeye başlaması ile öğrencilerin kayıtlarını tutma, belge verme, düzenleme konularında gerekli olan her türlü hizmeti vermek üzere Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı kurulmuştur. 1998 yılına kadar bütün işlemler manuel ortamda yapılırken, bu yıldan itibaren otomasyon sistemine geçilmiştir. 2001 yılında ise daha kapsamlı olarak otomasyon sistemi kullanılmaya başlanmıştır. 2002–2003 eğitim-öğretim yılından itibaren öğrenciler ders kayıt işlemlerini web üzerinden yapmaya başlamışlardır.
İdari Teşkilat Şeması
Başkanlığımızda halen 1 Daire Başkanı, 1 Şube Müdürü, 2 Bilgisayar İşletmeni 4 memur, 1 sözleşmeli memur ve 1 hizmetli olmak üzere 10 personel görev yapmaktadır. 1 Memur Özel Kalem de, 2 memur evrak kayıt ve yazışmalarda,1 memur, 2 Bilgisayar İşletmeni ve 1 sözleşmeli memur öğrenci otomasyon işlerinde hizmet vermektedir.
İdari Birimin Görevleri
Evrak Bürosu: Başkanlığımızla ilgili üniversite içi ve üniversite dışı yazışmaları takip eden ve gerekli dağıtımları yapan birimimizdir. Daire Başkanlığımıza gelen ve giden evrakların kaydının tutulduğu, resmi yazışmaların yapıldığı, kayıt hazırlıklarının ve kayıtların yapıldığı dairemizde arşiv işlemleri yürütülmektedir.
Otomasyon Bürosu: Öğrenci işleri otomasyon programının yönetilmesi, fakülte, yüksekokul, meslek yüksekokulu öğrencilerinin bilgilerinin güncellenmesi, öğrenciler tarafından istenilen belgelerin otomasyon programından dökümü, istatistikî bilgilerin hazırlanması, Ders Kayıt Belgesi, Öğrenci Karnesi basılması, gibi işlemler bu birimimiz tarafından gerçekleştirilmektedir.
GÖREVLERİ
1.Merkezi sistemle alınan öğrencilerin kayıtlarının yapılmasını ve bu öğrencilere ait dosyaların ilgili birimlere tesliminin sağlanması,
2. Öğrenci işleri ile ilgili her türlü yazışmanın ve dosyalamanın yapılmasını sağlamak,
3. Fakülteler arası öğrenci işleri ile ilgili bilgi akışını sağlamak,
4. Mezun öğrencilerin diplomalarının hazırlanması,
5. İstatistiki bilgilerin takibini, düzenlenmesini ve ilgili yerlere ulaştırılmasını sağlamak,
6. Yatay ve dikey geçiş kontenjanlarını derlemek ve zamanında ilan etmek.
7. Hizmet faaliyetlerinin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için insan ve malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun, en verimli şekilde kullanılmasını sağlamak,
8. Astların yönetmelikler ve kanunlar çerçevesinde belirlenmiş faaliyetleri yerine getirmesini sağlamak.
9. Birim faaliyetlerinin yürütülmesi, yönlendirilmesi ve değerlendirilmesi için, birimine tahsis edilen personel, yer, malzeme ve diğer kaynaklarla geleceğe yönelik olarak hedefler ve standartlar belirlemek,
10. Temel fonksiyon olarak belirlenen faaliyetlerin etkin, verimli, ekonomik ve nitelikli olarak yerine getirilebilmesi için kendinin ve astlarının faaliyetlerini programlamak ve çizelgelemek. Rutin işlerin formlara bağlanmasına, işlerin basitleştirilmesine çalışmak.
11. Birim içinde etkin bir kayıt ve dosya sistemi kurmak, yürütmek ve geliştirmek.
12. Birim faaliyetlerinin etkin bir şekilde uygulanıp, yürütülebilmesi için gereken düzeyde sorumluluk ve yetkiyi astlarına devretmek sonuçlara yönelik sorumluluk ve yetkiyi elinde tutmak.
13. Astlar için gerekli yönlendirmeyi yapmak, astların işlerini koordine etmek, gerektiğinde yardımcı olmak.
14. Y.Ö.K., Ö.S.Y.M. ve benzer kurumlar tarafından verilmiş görevleri yapmak, öğrenci kontenjanlarını çıkartmak.
15. Başkanlığa havale edilen iş ve evrakların astlara havalesini yapmak ve gereğini sağlamak, cevap yazılarının hazırlanmasını, günlük işlerin imza takibinin yapılmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak,
16. Verilecek diğer benzeri görevleri yapmak.
YETKİLERİ
1-Başkanlığına ilişkin görevlerin, Rektörlükçe uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbir alma, uygulama yetkisi,
2. Görevlerin daha sağlıklı, süratli ve verimli olarak yürütülmesi için ihtiyaç duyacağı yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Genel Sekretere önerilerde bulunma yetkisi,
3. Başkanlığa bağlı personele yarım güne kadar mazeret izni verme, yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme,
4. Sicil amiri olarak personeline sicil verme ve disiplin yönetmeliğinde öngörülen disiplin cezalarını önerme yetkisi
SORUMLULUKLARI
Üniversite mevzuatı ve bu talimatla kendisine verilen görevlerin Anayasa, kanun, karar ve bu gibi mevzuata uygun olarak yerine getirilmesinden, yetkilerinin zamanında kullanılmasından Genel Sekretere karşı sorumludur.
